Bu Aydınlatma Metni'nin ("Metin") amacı, Work24 markası altında sunulan bulut tabanlı Personel Devam Kontrol Sistemi ("Platform") kapsamında, Platform'u kullanan şirket çalışanlarının ("Çalışan") kişisel verilerinin, Demirkanlı Makine İnşaat San. Ve Tic A.Ş. tarafından hangi kapsamda ve hangi hukuki sebeplerle işlendiğinin açıklanmasıdır.

1. VERİ SORUMLUSU VE VERİ İŞLEYEN ROLLERİ

Platform üzerinden işlenen çalışan verilerinin asıl Veri Sorumlusu, Platform'u kullanarak kendi personel devam kontrol süreçlerini yöneten işveren şirketinizdir.

Work24, bu kapsamda;

İşvereniniz ile akdedilen sözleşme ve talimatlar çerçevesinde

Platform'un barındırılması, işletilmesi, güncellenmesi, bakım ve destek hizmetlerinin sunulması amacıyla

çoğunlukla "veri işleyen" sıfatıyla hareket etmekte; ancak kendi sistem güvenliği, log kayıtları ve mevzuata uyum gereği zorunlu olan sınırlı hallerde veri sorumlusu sıfatıyla da kişisel veri işlemektedir.

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER VE KAYNAĞI

Platform kapsamında işlenen kişisel verileriniz, temel olarak işvereniniz tarafından sisteme girilen veya sistem tarafından otomatik olarak üretilen verilerden oluşmaktadır. Bu kapsamdaki başlıca veri kategorileri şunlardır:

Kimlik ve Çalışan Bilgileri Ad, soyad, personel sicil numarası, vardiya bilgisi, işyeri/şube bilgisi vb.

İletişim Bilgileri E-posta adresi, cep telefonu

Mesai ve Devam Bilgileri Giriş-çıkış saatleri, vardiya başlangıç/bitiş saatleri, fazla mesai, raporlanmış devamsızlık ve izin kayıtları, mola kayıtları vb.

Konum Verileri İşvereniniz tarafından seçilen kullanım senaryosuna bağlı olarak, işe giriş-çıkış veya lokasyon bazlı doğrulama için kullanılan anlık konum bilgileri (varsa ve sistemde ilgili özelliğin aktif olması halinde)

Cihaz ve Kullanım Bilgileri Mobil uygulama/portal kullanımı sırasında oluşan kullanıcı adı, oturum ve işlem kayıtları, cihaz modeli, işletim sistemi bilgisi vb.

Log ve İşlem Güvenliği Verileri Erişim tarih-saat bilgisi, yapılan işlemler, hata logları, güvenlik kayıtları vb.

Bu verilerin önemli bir kısmı; işvereninizin insan kaynakları ve/veya puantaj süreçlerinde zaten işlediği verilerin, Platform üzerinden dijital ortamda yönetilmesi amacıyla işlenmektedir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz; esas olarak işvereninizin iş kanunu, puantaj ve insan kaynakları süreçlerini yürütmesi amacıyla, Work24 tarafından ise aşağıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü biçimde işlenmektedir:

Platform'un kurulumu, konfigürasyonu ve devreye alınması

Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, yetkilendirilmesi ve yönetilmesi

Giriş-çıkış, vardiya ve mesai bilgilerinin işlenmesi, raporlanması ve işveren sistemlerine aktarılmasının sağlanması

Sistem performansının izlenmesi, bakım ve destek hizmetlerinin verilmesi

Güvenlik, hata tespiti ve izinsiz erişimlerin önlenmesi amaçlı log kayıtlarının tutulması

Yedekleme ve iş sürekliliği süreçlerinin yürütülmesi

Olası uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla kayıtların saklanması

İlgili mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi (örneğin, istenildiğinde yetkili kurumlarla paylaşılabilmesi)

Work24, Platform üzerinden işlenen çalışan verilerini kendi başına puantaj, performans, disiplin gibi amaçlarla kullanmaz; bu tür değerlendirmeler işvereninizin kendi süreçleri kapsamında ve kendi sorumluluğunda yürütülmektedir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Çalışan kişisel verileriniz;

Platform'un barındırılması, yönetilmesi ve yedeklenmesi amacıyla barındırma (hosting) ve altyapı hizmeti sağlayıcılarına

Sistemlerin bakımı ve geliştirilmesi için yazılım ve teknik destek hizmeti aldığımız firmalar

Olası uyuşmazlık hallerinde hukuk danışmanlarımız ve yetkili yargı mercileri

Mevzuatta öngörülen hallerde ve sınırlar içinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları

ile paylaşılabilmektedir.

Bu aktarımlar gerçekleştirilirken, KVKK'nın 8. Ve 9. Maddeleri çerçevesinde gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirleri alınmaktadır.

Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda, ilgili bulut/altyapı sağlayıcıları ile yapılan sözleşmeler ve Kurul kararları çerçevesinde hareket edilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz;

İşvereniniz tarafından Platform'a aktarılan personel verileri

Sizin Platform'u kullanımınız esnasında oluşan işlem ve log kayıtları

Mobil uygulama veya web portal üzerinden yapılan işlemler

Entegrasyonlar yoluyla işvereninizin sistemlerinden aktarılan kayıtlar

aracılığıyla otomatik yollarla elde edilmektedir.

Bu veriler; KVKK'nın 5. Maddesi uyarınca;

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c)

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m.5/2-ç)

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m.5/2-e)

Meşru menfaatlerimizin ve işvereninizin meşru menfaatlerinin korunması (m.5/2-f)

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Bu hukuki sebeplerin yeterli olmadığı durumlarda, ilgili haller için ayrıca açık rızanız talep edilebilecektir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

Work24, Platform kapsamında işlenen çalışan verilerini;

İşvereniniz ile olan sözleşme ilişkisi devam ettiği sürece

İlgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri ve saklama yükümlülükleri boyunca

Uyuşmazlık risklerinin devam ettiği sürelerle sınırlı olarak

saklamaktadır.

Süre sonunda veriler, işvereninizle yapılan sözleşme hükümleri ve talimatları doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7. ÇALIŞANLARIN KVKK KAPSAMINDAKİ HAKLARI

KVKK'nın 11. Maddesi uyarınca, kişisel veri sahibi olarak, Platform kapsamında işlenen kişisel verileriniz hakkında

Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme

Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme

Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme

Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme

Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme

KVKK'nın 7. Maddesi çerçevesinde verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme

Yapılan işlemlerin verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme

Sadece otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilerek aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme

Kanuna aykırı veri işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınızı kullanırken, öncelikle işvereniniz olan şirketin veri sorumlusu sıfatıyla belirlediği iletişim kanallarını kullanmanız esastır. Work24 doğrudan başvurularınız olması halinde, talebiniz ilgili Veri Sorumlusu işvereninize iletilmekte ve işvereninizle koordineli biçimde sonuçlandırılmaktadır.

Başvurularınızı, KVKK Aydınlatma Metni (Şirket) "Başvuru Yöntemleri" başlığı altında belirtilen yollarla şirketimize iletebilirsiniz.

8. METİNDE YAPILABİLECEK DEĞİŞİKLİKLER

Work24, yürürlükteki mevzuat, Kurul kararları ve Platform'daki güncellemeler doğrultusunda bu Metin'de değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncel Metin, Platform üzerinden veya uygun görülen diğer yöntemlerle çalışanların erişimine sunulduğu anda yürürlüğe girer.

DEMİRKANLI MAKİNA İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

The purpose of this Disclosure Text ("Text") is to explain the scope and legal reasons for which the personal data of employees ("Employee") of companies using the Platform within the scope of the cloud-based Personnel Attendance Control System ("Platform") offered under the Work24 brand is processed by Demirkanlı Makine İnşaat San. Ve Tic A.Ş.

1. DATA CONTROLLER AND DATA PROCESSOR ROLES

The actual Data Controller of employee data processed through the Platform is your employer company that manages its own personnel attendance control processes by using the Platform.

In this context, Work24;

Within the framework of the contract and instructions concluded with your employer

For the purpose of hosting, operating, updating, maintaining and providing support services of the Platform

mostly acts as a "data processor"; however, it also processes personal data as a data controller in limited cases required for its own system security, log records and compliance with legislation.

2. PROCESSED PERSONAL DATA AND SOURCE

Your personal data processed within the scope of the Platform basically consists of data entered into the system by your employer or automatically generated by the system. The main data categories within this scope are:

Identity and Employee Information Name, surname, personnel registration number, shift information, workplace/branch information, etc.

Contact Information Email address, mobile phone

Working Hours and Attendance Information Check-in and check-out times, shift start/end times, overtime, reported absences and leave records, break records, etc.

Location Data Instant location information used for check-in/check-out or location-based verification depending on the usage scenario selected by your employer (if any and if the relevant feature is active in the system)

Device and Usage Information Username, session and transaction records created during mobile application/portal use, device model, operating system information, etc.

Log and Transaction Security Data Access date-time information, transactions performed, error logs, security records, etc.

A significant portion of this data is processed for the purpose of managing in digital environment through the Platform the data that your employer already processes in its human resources and/or payroll processes.

3. PURPOSES OF PROCESSING PERSONAL DATA

Your personal data is processed primarily for your employer to carry out its labor law, payroll and human resources processes, and by Work24 for the following purposes in a limited and measured manner:

Installation, configuration and commissioning of the Platform

Creation, authorization and management of user accounts

Processing, reporting and ensuring transfer to employer systems of check-in/check-out, shift and working hours information

Monitoring system performance, providing maintenance and support services

Keeping log records for security, error detection and prevention of unauthorized access

Execution of backup and business continuity processes

Storage of records for the purpose of constituting evidence in possible disputes

Fulfillment of obligations arising from relevant legislation (e.g., sharing with authorized institutions when requested)

Work24 does not use employee data processed through the Platform on its own for purposes such as payroll, performance, discipline; such evaluations are carried out within the scope of your employer's own processes and under its own responsibility.

4. TRANSFER OF PERSONAL DATA

Your employee personal data;

To hosting and infrastructure service providers for the purpose of hosting, managing and backing up the Platform

To companies from which we receive software and technical support services for the maintenance and development of systems

To our legal advisors and authorized judicial authorities in case of possible disputes

To authorized public institutions and organizations in cases and within limits foreseen in the legislation

may be shared.

When these transfers are made, necessary technical and administrative security measures are taken within the framework of Articles 8 and 9 of KVKK.

In case of transfer abroad, action is taken within the framework of contracts made with relevant cloud/infrastructure providers and Board decisions.

5. METHODS OF COLLECTING PERSONAL DATA AND LEGAL REASONS

Your personal data;

Employee data transferred to the Platform by your employer

Transaction and log records created during your use of the Platform

Transactions made through mobile application or web portal

Records transferred from your employer's systems through integrations

is obtained through automatic means.

This data; in accordance with Article 5 of KVKK;

Being directly related to the establishment or performance of a contract (Art. 5/2-c)

Being necessary for the data controller to fulfill its legal obligation (Art. 5/2-ç)

Data processing being necessary for the establishment, exercise or protection of a right (Art. 5/2-e)

Protection of our legitimate interests and your employer's legitimate interests (Art. 5/2-f)

is processed based on legal reasons.

In cases where these legal reasons are not sufficient, your explicit consent may be requested separately for relevant cases.

6. RETENTION PERIOD OF PERSONAL DATA

Work24 stores employee data processed within the scope of the Platform;

As long as the contractual relationship with your employer continues

For the periods of limitation and retention obligations foreseen in relevant legislation

Limited to periods during which dispute risks continue

stores.

At the end of the period, data is deleted, destroyed or anonymized in accordance with the contract provisions and instructions made with your employer.

7. RIGHTS OF EMPLOYEES WITHIN THE SCOPE OF KVKK

In accordance with Article 11 of KVKK, as a personal data subject, regarding your personal data processed within the scope of the Platform

Learning whether your personal data is processed

Requesting information if your personal data has been processed

Learning the purpose of processing your personal data and whether they are used in accordance with their purpose

Knowing the third parties to whom your personal data is transferred

Requesting correction if your personal data is processed incompletely or incorrectly

Requesting deletion or destruction of your data within the framework of Article 7 of KVKK

Requesting notification of the transactions made to third parties to whom your data is transferred

Objecting to a result that emerges against you as a result of being analyzed only through automated systems

Requesting compensation for damage in case you suffer damage due to unlawful processing of data

you have rights.

When exercising these rights, it is essential that you primarily use the communication channels determined by your employer company as the data controller. In case of direct applications to Work24, your request is forwarded to the relevant Data Controller employer and finalized in coordination with your employer.

You can send your applications to our company through the methods specified under the "Application Methods" heading in the KVKK Disclosure Text (Company).

8. CHANGES THAT CAN BE MADE TO THE TEXT

Work24 reserves the right to make changes to this Text in accordance with the current legislation, Board decisions and updates in the Platform. The current Text enters into force when it is made available to employees through the Platform or other methods deemed appropriate.

DEMİRKANLI MAKİNA İNŞAAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ